|
Iratkezelési szabályzat
Az egyházmegye irattára a Budavári Evangélikus Egyházközség lelkészi hivatalban van. Szabályszerű és gondos kezeléséért az esperes felelős. Munkáját segíti az adminisztrációs feladatokkal megbízott irodavezető.
Az iratkezelés körébe tartozik minden
irattári anyag, amely jelenleg a egyházmegye tulajdonában van,
az egyházmegyéhez bejövő vagy onnan kimenő levél, nyomtatott vagy elektronikus úton előállított ügyirat, sajtótermék,
az egyházmegye működése során készült jegyzőkönyvek, hang- és képfelvételek, fényképek
jogszabályok, közlönyök, szabályrendeletek stb.
Az iratokat, kimenő és bejövő iktatószámmal ellátva kell az iktatókönyvet vezetni.
Az iktatókönyv vezethető elektronikus úton.
Az egyházközségektől elektronikus úton érkezett dokumentumok csak akkor tekinthetők hivatalosnak, ha azok mellékletben, fejléccel és iktatószámmal ellátott levélként érkeznek. (Ajánlatos pdf. formátum, amely nem módosítható!)
A tárgyévet megelőző iratokat papíralapon is archiválni kell.
Iratot kölcsönadni nem lehet, arról csak fénymásolat készíthető az esperes külön engedélyével.
A szabályzatot a Budai Evangélikus Egyházmegye közgyűlése a
2007. október 18-án tartott közgyűlésén megtárgyalta és elfogadta.
Bence Imre esperes
ifj. Dr. Fabiny Tibor felügyelő
|
