e-világ

Manapság már elképzelhetetlen egy névjegykártya e-mail cím nélkül. Kisiskolásoktól a nagypapákig szinte mindenkinek van drótpostafiókja, tömegesen fedezzük fel a modern elektronikus üzenetküldés hasznát és árnyoldalait. Nem árt azonban a szoftverhasználat gyakorlásán túl a levelezés íratlan szabályaiban is elmélyedni, hiszen ezt nem tanították meg az iskolákban, és a tanfolyamok túlnyomó része sem foglalkozik velük. Pedig az eltelt évtizedek alatt jó néhány olyan szabály született, amely megkönnyíti mindennapos drótpostás munkánkat, és segít félreértések nélkül, gördülékenyebben kommunikálni. (A szerző egy ízben már írt erről az EvÉletben, de „ismétlés a tudás anyja”… – A szerk.)

A levelezéshez rengeteg praktikus útmutatást adhatunk. Az interneten sokfelé elérhető a különböző csoportok által megfogalmazott hálózati etikett, a Netikett. Ebből szemezgettünk néhány megszívlelendő tanácsot.

Próbáljuk meg leveleinket áttekinthetővé tenni! Habár a levelezőprogramok nagy része csak az egyszerű szöveges üzenetet támogatja – mindenféle kiemelés, például a vastag vagy dőlt betűk használatának lehetősége nélkül –, a jó tördelés sokat segíthet. Tagoljuk bekezdésekre üzenetünket, közöttük pedig hagyjunk egy üres sort. A megszólítást és az aláírást is különítsük el, egy-egy üres sorral választva el őket a levél tartalmától.

Könnyítsük meg a címzett dolgát, és írjuk alá üzenetünket, hiszen az e-mail címből nem mindig derül ki a küldő neve. Írjunk az üzenet végére egy, esetleg két sort arról, hogy miképpen érhetnek el minket. Egyes levelezőprogramokban ezt előre is elkészíthetjük, és az üzeneteink végére automatikusan beilleszti a program. Ezt aláírás vagy „signature” állománynak nevezik.

Érdemes pár szóban összefoglalni a levél témáját a tárgy (subject) mezőben. Ezáltal megkönnyítjük a címzett dolgát: sok beérkező leveléből a tárgy alapján ki tudja választani a fontosabbakat (és nem törli ki egyből a levelünket…).

Amikor egy levélre válaszolunk, levelezőprogramunk általában a teljes eredeti levelet beilleszti a válaszba idézetként a sorok elejére helyezett > jellel. (Lehetőleg ne színezéssel idézzünk, mert azt a levelezőprogramok egy része nem jeleníti meg!) Csak annyit idézzünk az eredetiből, amennyi ahhoz kell, hogy érthető legyen a válasz, és ne többet – de annyit feltétlenül! Rendkívül rossz szokás idézni a teljes eredeti szöveget, és a végére egysoros megjegyzést írni. Viszont az is kellemetlen, ha az olvasónak kell kitalálnia, hogy miről is van szó.

Legyünk konzervatívak a küldésben és liberálisak a fogadásban. Ne küldjünk indulatos leveleket (angolul flame-eket) még akkor sem, ha provokálnak bennünket. Másrészt viszont ne legyünk meglepve, ha indulatos levél érkezik; ez esetben okosan tesszük, ha nem válaszolunk rá ugyanolyan stílusban.

Ha továbbküldünk vagy újrapostázunk egy üzenetet, akkor ne változtassuk meg a szövegét! Ha pedig személyes üzenet volt, és egy csoportnak kívánjuk továbbadni, akkor illendő először engedélyt kérni erre a feladótól.

Az interneten történő levelezés nem biztonságos, kivéve ha valamilyen rejtjelező eszközt használunk. Ne írjunk semmi olyat egy elektronikus levélben, amit nem küldenénk el nyílt levelezőlapon.

Használjunk vegyesen kis- és nagybetűt. A CSUPA NAGYBETŰ OLYAN, MINTHA ORDÍTANÁNK!

Használjunk szimbólumokat mondanivalónk hangsúlyozására (Erre gondoltam!) és aláhúzásjeleket kiemelésre (Kedvenc könyvem a _Svejk, a derék katona_.)!

Küldjünk rövid választ a feladónak, hogy megkaptuk a levelét, ha úgy gondoljuk, hogy a levél fontossága szükségessé teszi ezt. Különösen akkor járjunk el így, ha csak később lesz időnk részletesen válaszolni. Mivel az e-mail gyors kommunikációs forma, célszerű naponta megnézni, hogy jött-e új levelünk. A beérkezett üzeneteket illik néhány napon belül megválaszolni.

Egy üzenet letöltése a címzett számára is pénzbe kerül, hiszen általában telefonvonalat kell használnia. Ez az alapvető gazdasági oka annak, hogy nem illik hirdetést, reklámot küldeni e-mailben. (Bizonyos nonprofit hálózatokon tiltják is a reklámok küldését.)

Ne küldjünk nagyméretű levelet, nagy mennyiségű kéretlen információt! Ha nagyobb anyagot szeretnénk küldeni, előtte tisztázzuk, hogy valóban kéri-e a címzett, és hogy képes-e fogadni a postaládája.

Bogdányi Gábor