e-világ

Manapság már sokaknak van e-mail címük, és azok sincsenek kevesen, akik naponta használják a drótpostát. Aki szerzett már egy kis gyakorlatot az e-mailek küldésében, egyre magabiztosabban mozog az új elektronikus közegben. Nem árt azonban a szoftverhasználat gyakorlásán kívül a levelezés íratlan szabályaiban is elmélyedni. Ezeket nem tanítják az iskolában, és a tanfolyamok túlnyomó része sem foglalkozik velük, pedig az internet megindulása óta eltelt évtizedek alatt jó néhány olyan szabály született, amelyet fontos tudni, hiszen egyrészt megkönnyíti a drótposta mindennapos használatát, másrészt segít félreértések nélkül, gördülékenyen kommunikálni.

A levelezéshez rengeteg praktikus tanácsot kaphatunk. Az interneten sokfelé elérhetõ a különbözõ csoportok, illetve internetszolgáltatók által megfogalmazott Netikett, amelynek – mint internetes etikettnek – a gyakorlati tanácsait érdemes betartani. Ezek közül válogattuk ki a legfontosabbakat.

Próbáljuk meg leveleinket áttekinthetõvé tenni: habár a levelezõprogramok nagy része csak az egyszerû szöveges üzenetet támogatja mindenféle kiemelés, a vastag és dõlt betûk lehetõsége nélkül, a jó tördelés sokat segíthet. Tagoljuk bekezdésekre üzenetünket, és ezek között hagyjunk egy-egy üres sort. A megszólítást és az aláírást is írjuk külön sorba, egy-egy üres sorral elválasztva a levél tartalmától.

Könnyítsük meg a címzett dolgát, és írjuk alá üzenetünket, hiszen az e-mail címbõl nem mindig derül ki a küldõ neve. Írjunk az üzenet végére egy, esetleg két sort arról, hogy miképpen érhetnek el. Egyes levelezõprogramokban ezt elõre is elkészíthetjük, majd a program automatikusan beilleszti üzeneteink végére. Aláírás- vagy signatureállománynak nevezik.

Érdemes a levél témáját pár szóban összefoglalni a tárgy (subject) mezõben, hiszen ezzel megkönnyítjük a címzett dolgát: a sok beérkezõ levélbõl a tárgy alapján ki tudja választani a fontosabbakat (és nem törli azonnal a levelünket…).

Amikor egy e-mailre válaszolunk, levelezõprogramunk általában az eredeti levél egészét beilleszti a válaszba idézetként (a sorok elejére helyezett > jellel. Lehetõleg ne színezéssel idézzünk, mert azt a levelezõprogramok egy része nem jeleníti meg!). Csak annyit idézzünk az eredetibõl, amennyi ahhoz kell, hogy érthetõ legyen a válasz, és ne többet – de annyit feltétlenül! Rendkívül rossz szokás idézni a teljes eredeti szöveget a válaszban. Viszont az is kellemetlen, ha az olvasónak kell kitalálnia, hogy mirõl is van szó.

Legyünk konzervatívak a küldésben, és liberálisak a fogadásban. Ne küldjünk indulatos leveleket (angolul flame-eket) még akkor sem, ha provokálnak. Másrészt viszont ne legyünk meglepve, ha indulatos levél érkezik – okosan tesszük, ha nem válaszolunk rá hasonló stílusban.

Ha továbbküldünk vagy újrapostázunk egy üzenetet, akkor ne változtassuk meg annak szövegét. Ha személyes üzenet volt, és egy egész csoportnak kívánjuk továbbadni, akkor illendõ elõször engedélyt kérni a feladótól.

Az interneten történõ levelezés nem biztonságos, kivéve, ha valamilyen rejtjelezõ eszközt használunk. Ne írjunk semmi olyat egy elektronikus levélben, amit nem küldenénk el nyílt levelezõlapon.

Használjunk vegyesen kis- és nagybetût. A CSUPA NAGYBETÛ OLYAN, MINTHA ORDÍTANÁNK!

Használjunk szimbólumokat mondanivalónk hangsúlyozására (erre gondoltam) és aláhúzásjeleket kiemelésre (kedvenc könyvem a _Svejk, a derék katona_).

Küldjünk rövid választ a feladónak, hogy megkaptuk a levelét, ha úgy gondoljuk, hogy a levél fontossága szükségessé teszi ezt. Különösen akkor tegyük meg ezt, ha csak késõbb lesz idõnk részletesen válaszolni. Mivel az e-mail gyors kommunikációs forma, célszerû naponta megnézni, jött-e levelünk. A beérkezett üzeneteket illik néhány napon belül megválaszolni.

Egy üzenet letöltése a címzett számára is pénzbe kerül, hiszen általában telefonvonalat kell használnia. Ez az alapvetõ gazdasági oka annak, hogy nem illik hirdetést, reklámot küldeni e-mail-ben. (Bizonyos nonprofit hálózatokon tiltják is a reklámok küldését.)

Ne küldjünk nagyméretû levelet, nagy tömegû kéretlen információt! Ha nagyobb anyagot szeretnénk küldeni, elõtte tisztázzuk, hogy valóban kéri-e a címzett, és hogy képes-e fogadni a postaládája.

Bogdányi Gábor