e-világ

Manapság már sokaknak van e-mail címük, és azok sincsenek kevesen, akik naponta használják a drótpostát. Aki szerzett már egy kis gyakorlatot az e-mailek küldésében, egyre magabiztosabban mozog az új elektronikus közegben. Nem árt azonban a szoftverhasználat gyakorlásán kívül a levelezés íratlan szabályaiban is elmélyedni. Ezeket nem tanítják az iskolában, és a tanfolyamok túlnyomó része sem foglalkozik velük, pedig az internet megindulása óta eltelt évtizedek alatt jó néhány olyan szabály született, amelyet fontos tudni, hiszen egyrészt megkönnyíti a drótposta mindennapos használatát, másrészt segít félreértések nélkül, gördülékenyen kommunikálni.

A levelezéshez rengeteg praktikus tanácsot kaphatunk. Az interneten sokfelé elérhető a különböző csoportok, illetve internetszolgáltatók által megfogalmazott Netikett, amelynek – mint internetes etikettnek – a gyakorlati tanácsait érdemes betartani. Ezek közül válogattuk ki a legfontosabbakat.

Próbáljuk meg leveleinket áttekinthetővé tenni: habár a levelezőprogramok nagy része csak az egyszerű szöveges üzenetet támogatja mindenféle kiemelés, a vastag és dőlt betűk lehetősége nélkül, a jó tördelés sokat segíthet. Tagoljuk bekezdésekre üzenetünket, és ezek között hagyjunk egy-egy üres sort. A megszólítást és az aláírást is írjuk külön sorba, egy-egy üres sorral elválasztva a levél tartalmától.

Könnyítsük meg a címzett dolgát, és írjuk alá üzenetünket, hiszen az e-mail címből nem mindig derül ki a küldő neve. Írjunk az üzenet végére egy, esetleg két sort arról, hogy miképpen érhetnek el. Egyes levelezőprogramokban ezt előre is elkészíthetjük, majd a program automatikusan beilleszti üzeneteink végére. Aláírás- vagy signatureállománynak nevezik.

Érdemes a levél témáját pár szóban összefoglalni a tárgy (subject) mezőben, hiszen ezzel megkönnyítjük a címzett dolgát: a sok beérkező levélből a tárgy alapján ki tudja választani a fontosabbakat (és nem törli azonnal a levelünket…).

Amikor egy e-mailre válaszolunk, levelezőprogramunk általában az eredeti levél egészét beilleszti a válaszba idézetként (a sorok elejére helyezett > jellel. Lehetőleg ne színezéssel idézzünk, mert azt a levelezőprogramok egy része nem jeleníti meg!). Csak annyit idézzünk az eredetiből, amennyi ahhoz kell, hogy érthető legyen a válasz, és ne többet – de annyit feltétlenül! Rendkívül rossz szokás idézni a teljes eredeti szöveget a válaszban. Viszont az is kellemetlen, ha az olvasónak kell kitalálnia, hogy miről is van szó.

Legyünk konzervatívak a küldésben, és liberálisak a fogadásban. Ne küldjünk indulatos leveleket (angolul flame-eket) még akkor sem, ha provokálnak. Másrészt viszont ne legyünk meglepve, ha indulatos levél érkezik – okosan tesszük, ha nem válaszolunk rá hasonló stílusban.

Ha továbbküldünk vagy újrapostázunk egy üzenetet, akkor ne változtassuk meg annak szövegét. Ha személyes üzenet volt, és egy egész csoportnak kívánjuk továbbadni, akkor illendő először engedélyt kérni a feladótól.

Az interneten történő levelezés nem biztonságos, kivéve, ha valamilyen rejtjelező eszközt használunk. Ne írjunk semmi olyat egy elektronikus levélben, amit nem küldenénk el nyílt levelezőlapon.

Használjunk vegyesen kis- és nagybetűt. A CSUPA NAGYBETŰ OLYAN, MINTHA ORDÍTANÁNK!

Használjunk szimbólumokat mondanivalónk hangsúlyozására (erre gondoltam) és aláhúzásjeleket kiemelésre (kedvenc könyvem a _Svejk, a derék katona_).

Küldjünk rövid választ a feladónak, hogy megkaptuk a levelét, ha úgy gondoljuk, hogy a levél fontossága szükségessé teszi ezt. Különösen akkor tegyük meg ezt, ha csak később lesz időnk részletesen válaszolni. Mivel az e-mail gyors kommunikációs forma, célszerű naponta megnézni, jött-e levelünk. A beérkezett üzeneteket illik néhány napon belül megválaszolni.

Egy üzenet letöltése a címzett számára is pénzbe kerül, hiszen általában telefonvonalat kell használnia. Ez az alapvető gazdasági oka annak, hogy nem illik hirdetést, reklámot küldeni e-mail-ben. (Bizonyos nonprofit hálózatokon tiltják is a reklámok küldését.)

Ne küldjünk nagyméretű levelet, nagy tömegű kéretlen információt! Ha nagyobb anyagot szeretnénk küldeni, előtte tisztázzuk, hogy valóban kéri-e a címzett, és hogy képes-e fogadni a postaládája.

Bogdányi Gábor