e-világ

Mi mindenre lehet jó nekünk egy táblázatkezelő szoftver? – kérdezheti a legtöbb olvasó. Lehet, hogy sokan hirtelen nem is tudják a választ, pedig ez a program számos feladat elvégzésére alkalmas.

Biztosan mindenki emlékszik még a jól bevált kockás füzetre. Matematikaórán kívül is sok mindenre használtuk, például egyszerű jegyzetek készítésére, amihez esetleg fontos volt az is, hogy a lapon belül szépen, csoportba szedve, rendezetten legyenek a szövegeink, ne kelljen a vonalas papírral vagy a sima lappal bajlódnunk. Könnyen egy oszlopba írhattuk összetartozó adatainkat, pillanatok alatt táblázatot készíthettünk. Fő feladatát tekintve persze összeadás, kivonás és egyéb, bonyolultabb műveletek elvégzésére használtuk. Programunkban sincs ez másként: a táblázatkezelő ugyanezt a célt szolgálja.

Gondoljunk például egy egyszerű kiadás-bevétel listára, amelyben szépen külön oszlopokba írjuk a rezsiköltségeinket, külön az élelmiszereknek, a ruházkodásnak és kiadásainknak szánt kategóriákat, illetve a bevételeinket. Ez a pár oszlop elég hamar olyan nagy táblázattá fejlődhet, amelyet már csak négyzethálós papíron tudunk katonásan, rendezetten vezetni. Ha viszont még ki szeretnénk egészíteni olyan funkciókkal, mint például egy egyszerű összeadás, amely minden pillanatban automatikusan az aktuális egyenleget mutatja, a legkézenfekvőbb megoldás a táblázatkezelő használata. Innentől csak a képzeletünk szabhat határt. Maradjunk csak az előző példánál.

Ha össze akarjuk adni a négyzethálóba írt adatainkat, kockás füzetünk (táblázatkezelőnk) helyettünk számol. Az összesítés nemcsak a teljes költségünket mutatja, hanem akár kategóriánkénti bontásban is áttekinthetjük. Ezekből szép grafikont is készíthetünk, amelyből kitűnik, hogy melyik hónapban költöttünk többet ruhára vagy élelmiszerre, mint szoktunk, illetve mikor tudtunk többet spórolni a rezsivel. (Biztosan mindenki látott már szép színes diagramokkal kápráztató „menedzsereket” – ilyen ábrákat valójában egy-két perc alatt készíthetünk mi is.)

Táblázatkezelőnkben számos képlettel dolgozhatunk, melyek a különböző kockákból, úgynevezett cellákból veszik az adatokat – egyszerre akár több százból is. A cellákba vagy konkrét dolgokat írunk – ezek lehetnek számok, dátumok, sorszámok vagy szövegek, stb. –, vagy úgynevezett képleteket. Ezek a képletek fogják a munkánk zömét elvégezni, megfelelő beállítás esetén a cellába beírt matematikai művelet helyén a végeredmény fog látszódni. A kapott adatokkal tovább dolgozhatunk, újabb számításokhoz szolgáltathatnak részadatot. Konkrét példánkhoz visszatérve: a program segítségével először külön kiadáskategóriánként számoljuk ki az eredményt, majd egy további képlettel összeadatjuk a teljes kiadásunkat.

Persze csinosítgathatjuk is a kockás füzetünket, nem kell kötött kockaméretben, illetve cellaméretben gondolkodnunk. Pár másodperc alatt átméretezhetjük a szélességet, a magasságot, akár össze is olvaszthatunk több cellát egy nagy közössé, vagy feloszthatjuk őket több kis cellára. Megadhatunk különféle színeket, vonalstílusokat, ezáltal egy-egy cellát kiemelhetünk, ráirányítva a figyelmet.

Mielőtt valaki a fentieken felbuzdulva rohanna a szomszéd által is használt Microsoft Excel táblázatkezelőt is tartalmazó Office irodai programcsomagot megvenni, jobb ha felkészül, hogy ez bizony nem lesz olcsó. Sőt! Szerencsénkre van más megoldás, ilyen például a jól bevált OpenOffice.org egyik programja, a Calc. Funkcióit tekintve ugyanazt tudja, mint az Excel – egy nagyon nagy különbséggel, mégpedig azzal, hogy bárki számára ingyenesen hozzáférhető.

Ez komoly előny lehet egy legális szoftvereket futtató számítógép összeállításánál, ráadásul az OpenOffice.org nemcsak Windows alatt használható, hanem Linux vagy Mac operációs rendszerre telepítve is.

Az OpenOffice.org használatát el lehet sajátítani az Országos Egyházi Iroda tanfolyamain, de segíti a programcsomaggal való ismerkedést az ingyenesen letölthető mintegy kétszáz oldalas könyv is. Hatékony és költségkímélő megoldás elektronikus irodánk számára.

Csüllög Péter