e-világ

Hozzászólás a cikkhez

Rovatunk előző cikkében a Pomodoro technika ismertetésével már megpróbáltunk olyan hatékony eszközt az olvasó kezébe adni, amelynek használatával fokozhatja a számítógéppel végzett munka hatékonyságát. A feladatok előzetes felmérése, rangsorolása és beosztása segíthet a teendőkre való összpontosításban, ennek a következménye pedig nemcsak az lehet, hogy gyarapodik a szabad időnk, hanem az is, hogy a munkát nem fogjuk annyira stresszesnek érezni.

Ahhoz persze, hogy mindez jól működhessen, egy ötszavas szabályt is be kell tartani: Ne nézzük meg az e-mailjeinket! Persze nem úgy kell ezt érteni, hogy egyáltalán ne, hanem úgy, hogy reggel ne ez legyen az első dolgunk, illetve a nap folyamán is próbáljuk meg minél kevesebbszer ellenőrizni, hogy kaptunk-e új levelet.

Zárjuk ki a zavaró tényezőket!

A bejövő üzenet zavaró. Arra sarkallja az embert, hogy azonnal válaszoljon, vagy elvégezze azt a teendőt, amellyel az üzenet kapcsolatos. Ezzel azonban csak saját magunkat hátráltatjuk, ugyanis ezek a levelek fontosság tekintetében a legritkább esetben érnek fel az előre felállított tennivalólista aznapra tervezett elemeivel. Még ha fontos levél érkezett is, minden bizonnyal az is várhat pár órát, akár egészen az ebédszünet utánig, nem is beszélve a barátok által küldött vicces videókról vagy a szuperkedvező akciós ajánlatokról. Ezek figyelmen kívül hagyása segít, hogy tényleg az aktuálisan legfontosabb feladatra összpontosítsunk.

A levelező nem tennivalólista

Bár mondjuk a Google Gmail levelezőszolgáltatásának van tennivalólista funkciója, az alkalmazás használata erre nem szerencsés, ugyanis nem kerülhetjük el vele, hogy folyamatosan szembesüljünk a bejövő új levelekkel. Bár ezeket is hatékonyan feldolgozhatjuk, így azonban sokkal inkább mások írják a mi tennivalólistánkat, és nagyon könnyen kicsúszik a kezünkből az irányítás. Annak az esélye ugyanis elég kicsi, hogy egy bejövő levél fontosabb, mint a legsürgetőbbnek tartott feladataink. És végeredményben ki osztja be az időnket? Mi magunk vagy az, aki éppen levelet ír nekünk?

Ne áltassuk magunkat!

Az e-mailek reggeli megnézése tulajdonképpen a legjobb eszköz arra, hogy elodázzuk a fontos feladatok végrehajtását. Arra a kérdésre, hogy vajon az e-mailek olvasgatása az első számú dolgunk-e, ritkán adhatunk igenlő választ. Illetve adhatunk: abban az esetben, ha egyáltalán nem tudjuk rangsorolni a feladatokat. A levelek megtekintését általában egyébként akkor soroljuk a sürgős vagy fontos feladatok közé, ha nincs tényleg halaszthatatlan teendőnk…

Kikerülni a válaszadás kötelezettségének nyomása alól

Általában úgy tekintünk az e-mailekre, hogy a bejövő üzenetek azonnali választ kívánnak. És ilyenkor még az is könnyen előfordulhat, hogy a lista elején lévő levélre adott válaszunkra szintén érkezik válasz, mire végzünk a többivel, így máris egy spirálba kerültünk, amely valósággal elszippantja az időnket a többi feladat elől. Ilyenkor persze próbáljuk minél rövidebben megfogalmazni a mondanivalónkat, esetleg esélyt adva arra is, hogy a címzettek aztán a gyorsan monitorra vetett mondatainkat könnyen félreérthessék. Ha azonban minél későbbre hagyjuk a válaszolgatást, akkor az elvégzendő dolgok már nem fognak nyomasztani, így kellemesebb lesz a levélírás.

Nagy Bence

::Nyomtatható változat::